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31会议:数字化的会议O2O

  颠覆线下办会形式,这家为乌镇互联网大会提供“电子签到”的会议服务公司,是怎样对会议流程进行数字化改造的?

  组织过大中型会议的人都知道,从选会场、会议现场各种设备的搭建,到会议的签到注册,所有流程既繁琐又容易出错。

  在这一点上,不妨借鉴德国人的思维:将人的天然影响降至最低,能让机器做的就交给机器。具体到会议行业,就是用技术替代人。

  尽管每年遍布中国各地的会议超过500万场,但其数字化的比例还不到10%。万涛正在做的31会议,就是打造数字化的会议O2O模式。

  不同于传统的线下会议,“工具+服务”的定位——是万涛对31会议模式的最好概括。即把主办方工具作为切入点,搭建一个和会议服务各方共舞的平台。

  因为服务的“标准化”难度远超商品。即使将场地、餐饮、搭建等供应商信息都汇集到平台上,但由于会议组织者的需求非常个性化,且更多时候是依靠体验来完成的。因此在实现交易之前,供应商和会议组织方势必要进行大量沟通,以确保二者的需求点真正契合。而双方极有可能脱离平台,独自进行线下交易,难以形成闭环。

  所以,一些同类企业,为了把线下的利润点揽入怀中,不得不做起了传统会务公司从事的线会议CEO万涛对线下持有相当谨慎的态度。“我们是要帮助传统的会议公司提高效率,而不是替代他们。”他对《中外管理》坦言。

  一是技术工具,即为会议主办方提供签约邀约、注册、报名、会议现场管理、场内互动等一体化的会议线会议围绕企业数据管理和流程管理的核心服务,万涛称之为“工具”。接下来,万涛的策略是把31会议上的基础标准化产品全部免费,以此吸引更多的用户,培养其使用习惯。

  二是服务。通过工具积累了足够多的主办方之后,平台就开始接入服务,促成交易的完成。内容主要是标准会议服务包,比如和数字相关的易标准化的部分,如LED屏、投影等,通过标准化服务促成更多交易的实现。随着用户数量的增大,平台会涌现出更多个性化需求。31会议所做的,就是尽可能的通过连接第三方服务去满足这些需求。

  为什么一些同行会从“找会场”切入整个市场?其缘由在于会场的信息很容易被标准化,可以用系统来进行描述。31会议所做的也是容易被标准化的,例如人的身份信息、行程信息等。而且找会场、注册签到、行程管理的痛点都比较明显,尤其对于大中型会议来说。

  工具切入的好处在于“模式轻,扩张能力强。”即便是标准化程度高的“找会场”服务,也需要一个庞大的地推团队。而31会议作为技术类公司,所有服务都可以通过后台操作完成,不需要或者只派很少的人到会议现场支持即可,而且几乎适用于任何一场会议。因为这样的轻模式,31会议能够在短时间内迅速吸纳用户群,并且培养起用户的使用习惯。

  万涛开玩笑说,“经常在睡前一小时,我能够从微信群接到两位数的客户需求”,因此,他还落下了一个“首席客服”的头衔。

  万涛认为,企业如果侧重于做线下,那就不具备强扩张性,这样的企业就和传统的会务公司没什么两样,就是一家“披着互联网皮的会务公司”。

  在一般人看来,从技术切入这个市场是没有门槛的,因此31会议的模式很容易被模仿。万涛坦承,短期来说的确如此。但长期看,对行业的理解程度,是否贴近用户的需求,决定了一个企业是否能够在看似没有壁垒的行业里建立起壁垒。

  很多技术公司单纯只做技术,不考虑会议现场的网络条件,遇上大型会议,系统就面临崩溃。为了规避这种风险,31会议研发了一种离线模式:即在信号不好的情况下,参会人也能顺利签到,进入会场。所有的签到数据会被临时存在本地。信号恢复之后,就会全部同步至线上。

  再拿会议的签到来说,也有很多细节体现了对行业的理解程度。不同身份的人签到,会有不同的接待方式。例如不同的提示语、入场凭证、资料袋,而很多偏技术的公司常常忽略这一点。在2014年乌镇互联网大会上,签到点甚至挪到了机场。这样的好处是,对于如此高规格的会议来说,主办方可同步了解到参会领导、演讲嘉宾的行程,以便提前做好现场安排,让主办方、参会人都有一个良好的体验。

  在万涛眼里,会议的现场互动更是值得做文章的环节。现在,微信墙是很多会议都会用到的现场互动工具。在一个热水器品牌的经销商大会上,主办方提出,希望能够让经销商通过微信墙来下单。万涛一听,这确实是一个新鲜的主意!

  于是,为了适应新的场景化需求,技术团队快速反应,及时推出微信下单功能。在现场氛围的感召下,经销商展开了一场争夺排名的“竞赛”,结果一晚上订货总价超过了4000万人民币。

  不仅如此,在用户的启发下,31会议对微信的摇一摇功能进行了改造:在会议现场使用“摇一摇”,不仅可以摇出奖项,还能摇出演讲人的介绍、会议日程,或者一个调查问卷,具体内容可根据主办方需求来设定。

  在IT行业,只要用户数量积累到一定量级,网络效应形成,竞争对手就很难追赶。因为量的背后,沉淀的是对行业的理解,也是用户口碑传播的过程。这也是把没有技术壁垒的公司做出壁垒来的必经之途。

  从盈利模式上看,目前31会议主要依赖技术服务费,如果标准化会务产品的交易能够完成闭环,就有机会向服务提供方收取佣金。在万涛心目中,在一个超过6000亿人民币的市场,盈利还是具有巨大想象空间的。

  31会议是一种创新的将互联网技术和传统会展相结合的模式,是典型的“互联网+”产品。目前推出的产品也覆盖了组织者的基本需求,一定程度上能够形成完整的闭环。但从参会人的六大需求:学习、讨论、观点分享、业务、社交和激励的满足方面来看,仍有改善空间。

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